Negli ultimi tempi il settore alberghiero è stato investito dalla rivoluzione del self-check in hotel, merito anche delle nuove generazioni di viaggiatori che usano la tecnologia in ogni momento. Mentre all’estero la pratica del check in automatico degli ospiti di una struttura ricettiva ha messo piede ovunque, in Italia molti alberghi continuano a sposare scelte tradizionali. Rispondendo alla domanda del titolo, il self-check in non è una fantasia ma una possibilità. O meglio, un’opportunità. Infatti da una parte è un servizio che viene incontro alle esigenze dei clienti, dall’altra è da considerarsi una valida risorsa per distribuire nel migliore dei modi i compiti al personale dell’hotel.
Cos’è il self-check in hotel
Il self-check in hotel è il check in automatico dei clienti che hanno in precedenza prenotato online una camera. Al loro arrivo in albergo non devono interagire con il personale della reception ma possono dirigersi subito alla stanza avendo ricevuto via email un codice con cui aprire la porta. Nel caso ce ne fosse bisogno, l’ospite può ricevere fino a due codici: uno per l’ingresso nella struttura, il secondo per entrare in camera. Per ricevere i codici con cui effettuare l’accesso alla stanza senza passare per la reception, i clienti devono prima inviare i propri documenti via email alla struttura ricettiva. Una volta ricevuti, l’hotel darà il via libera al check in automatico. Come accennato nel paragrafo introduttivo si tratta di un servizio disponibile in numerosi alberghi all’estero, mentre in Italia sono ancora poche le strutture ad offrire questa possibilità ai loro clienti.
Check in hotel a tutte le ore
Una delle principali conseguenze del self-check in è l’opportunità per gli ospiti dell’albergo di poter fare il check-in a qualsiasi orario, a patto ovviamente di rispettare eventuali chiusure notturne della struttura ricettiva e il servizio di pulizia in camera dopo il check out del cliente precedente. Grazie al self-check in, gli hotel idonei sono in grado di garantire il check-in dei viaggiatori anche di notte. Per rendere possibile ciò è sufficiente disporre di uno smart lock all’ingresso dell’albergo, per cui si rende necessaria la conoscenza di una codice (che gli albergatori trasmetteranno via email agli ospiti prima del loro arrivo). È importante sottolineare come la notte sia il momento ideale per offrire ai clienti che hanno prenotato una stanza il check in automatico. Infatti, la maggior parte dei viaggiatori arriva stanca e non desidera altro che raggiungere al più presto la camera per andare a dormire.
Il self-check in aumenta la soddisfazione dei clienti
Uno dei vantaggi principali del self-check in hotel è l’aumento del livello di soddisfazione dei clienti per la struttura ricettiva. Indipendentemente dall’orario di arrivo, la maggioranza degli ospiti di un albergo considera le operazioni del tradizionale check-in come procedure noiose che digeriscono mal volentieri, preferendo di gran lunga la possibilità di completare il check in da soli. Restituire un’esperienza di soggiorno quanto migliore possibile a ciascun cliente aumenta in maniera esponenziale il livello di gradimento dell’hotel. Di conseguenza anche le recensioni positive e il loro punteggio ne trarranno beneficio.
Self-check in: come cambia il comportamento del personale
Il self-check in hotel cambia anche le abitudini del personale. Se con il check-in tradizionale lo staff della reception è solito chiedere ai clienti i documenti e la prenotazione in modo distaccato, grazie al self-check in può interagire con loro in maniera completamente diversa. Ad esempio, gli addetti alla reception possono dedicare il loro tempo all’accoglienza personale degli ospiti più piccoli, soprattutto se si accorgono delle difficoltà palesate dai genitori nel gestire i bambini al loro ingresso in hotel. Anziché essere visti come il simbolo dell’apparato burocratico di una struttura ricettiva, i dipendenti della reception saranno amati dai clienti e si riveleranno uno strumento diretto per incontrare un più alto grado di soddisfazione tra gli ospiti.
Migliori opportunità di guadagno grazie al self-check in
Un ulteriore vantaggio del check-in automatico è costituito dalle maggiori potenzialità di guadagno che esso offre, soprattutto se si prendono in considerazione i servizi di cross-sell o upsell. Gli albergatori hanno davanti a sé tre soluzioni per offrire agli ospiti della struttura servizi extra rispetto a quelli richiesti in fase di prenotazione: sfruttare il personale della reception, lo smart lock o l’eventuale app personale dell’hotel disponibile per i device mobili. Tra le tre, la scelta migliore è rappresentata dall’applicazione proprietaria dell’hotel. Nel caso non si disponesse di una soluzione simile, sarebbe preferibile puntare sullo smart lock.
Il self-check in hotel garantisce una migliore interoperabilità del sistema
Le possibilità offerte del self-check-in vanno oltre i servizi di upsell e cross-sell, la soddisfazione dei clienti e un coinvolgimento migliore del personale con i clienti al momento del loro arrivo. Tra queste figura una migliore interoperabilità del sistema, per mezzo della quale la prenotazione di una stanza – e di conseguenza il self-check in – avvengono più velocemente. Un altro vantaggio dell’interoperabilità del sistema è dato dalla possibilità di avere a disposizione nel Power Management System i dati dei clienti che hanno scelto il self-check in. Tra questi dati si annoverano anche le scelte compiute dall’ospite della struttura in un suo precedente soggiorno, tra cui richieste speciali, note, tipologia di camera scelta e altro ancora.